ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONGA N
SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI
SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
TCVN ISO 9001 : 2008
Long An, năm 2012
Người soạn: Nguyễn Thị Bích Hạnh Người duyệt: Lưu Đình Khẩn
Giám đốc Sở
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHUNG
I. Mục đích:
- Sổ tay chất lượng là cơ sở thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất
lượng tuân theo các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008.
- Thông tin về việc lập chính sách chất lượng, hệ thống tài liệu nội bộ (các
thủ tục, hướng dẫn, qui định ) và các yêu cầu của Sở Giao thông Vận tải Long
An.
- Cung cấp cho các tổ chức công dân về công tác quản lý chất lượng của
Sở Giao thông Vận tải Long An.
- Cải tiến việc kiểm soát các hoạt động quản lý chất lượng và tạo điều
kiện cho các hoạt động đảm bảo chất lượng.
- Cung cấp tài liệu làm cơ sở để đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
- Đảm bảo tính liên tục của hệ thống quản lý chất lượng và các yêu cầu
của hệ thống trong quá trình hoạt động tại Sở Giao thông Vận tải Long An.
- Nhằm đào tạo CBCC đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý
chất lượng.
II. Phạm vi áp dụng và ngoại lệ:
1. Phạm vi áp dụng:
Áp dụng cho tất cả các bộ phận phòng ban của Sở Giao thông Vận tải
Long An trên các lĩnh vực sau:
- Tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn đi, công văn đến.
- Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất.
- Thực hiện công tác tổ chức: nâng lương, nâng bậc; Tiếp nhận, thuyên
chuyển, điều động, bổ nhiệm cán bộ.
- Thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội: nghỉ hưu, nghỉ việc.
- Thực hiện công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo.
- Thực hiện các công tác thuộc lĩnh vực quản lý vận tải - phương tiện &
người lái gồm:
+ Đào tạo, sát hạch giấy phép lái xe.
+ Cấp, đổi giấy phép lái xe các hạng.
+ Cấp, đổi bằng thuyền, máy trưởng tàu sông.
+ Đăng ký, cấp biển số xe máy chuyên dùng.
+ Đăng ký phương tiện thủy nội địa.
- Thực hiện công tác quản lý nhà nước về xây dựng và chất lượng công
trình giao thông.
- Thực hiện công tác quản lý giao thông:
+ Cấp giấy phép quá khổ, quá tải cho các phương tiện lưu thông trên
đường bộ.
+ Cấp giấy phép thi công đường nội bộ đấu nối với đường tỉnh.
+ Công tác quản lý, sửa chữa giao thông.
2. Ngoại lệ:
Do Sở GTVT không có chức năng sản xuất nên không áp dụng các yêu
cầu của TCVN ISO 9001:2008 nêu trong các mục:
- 7.3: Thiết kế và triển khai.
- 7.5.2: Xác nhận giá trị sử dụng.
- 7.6: Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường.
3. Soát xét, phê duyệt và phân phối:
- Số hiệu, lần ban hành, ngày ban hành, lần sửa đổi và số trang được ghi ở
phần đầu của mỗi trang sổ tay để nhận biết được tính hiệu lực của tài liệu.
- Gồm 2 chương, mỗi chương tương ứng với nội dung theo yêu cầu của
tiêu chuẩn.
- Cuối mỗi nội dung có tham khảo đến các thủ tục, hướng dẫn và nêu
trách nhiệm của người phải thực hiện. Sổ tay chất lượng được soát xét 1 lần/
năm.
- Được Giám đốc Sở Giao thông Vận tải Long An công bố, phê duyệt.
- Được phân phối đến các Trưởng bộ phận trong Sở Giao thông Vận tải
Long An (tài liệu kiểm soát). Trường hợp dùng sổ tay với mục đích đối ngoại thì
không thực hiện việc kiểm soát
4. Nội dung Sổ tay chất lượng:
Mô tả sự tương tác giữa các qui trình trong hệ thống quản lý chất lượng
đang áp dụng tại Sở.
Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng & lý giải về trường hợp ngoại lệ
Viện dẫn tham khảo đến các Thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu cấu trúc tài
liệu chất lượng.
Bao gồm các nội dung nhằm thỏa mãn và phù hợp theo yêu cầu tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008, các qui trình về hoạt động quản lý, cung cấp nguồn lực,
tạo sản phẩm về đo lường.
III. Thuật ngữ và viết tắt:
- Sở GTVT: Sở Giao thông Vận tải Long An.
- CBCC: Cán bộ công chức.
- QT: Quy trình.
IV. Giới thiệu về Sở Giao thông Vận tải Long An:
1. Giới thiệu chung:
- Tên cơ quan: Sở Giao thông Vận tải Long An
- Địa chỉ: 66 - Hùng Vương - Phường 2 - Tp Tân An - tỉnh Long An
- Điện thoại: 072.3831741 - Fax: 072.3824725
- Email: sgtvt@longan.gov.vn
2. Chức năng, nhiệm vụ:
(Theo Quyết định: số 47/2009/QĐ-UBND ngày 19/8/2009 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Long An v/v Về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Sở Giao thông Vận tải tỉnh Long An; số 16/2011/QĐ-UBND
ngày 22/6/2011 về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 47/2009/QĐ-UBND
ngày 19/8/2009 v/v Về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Sở Giao thông Vận tải tỉnh Long An)
Là cơ quan chuyên môn tham mưu về công tác quản lý Nhà nước ngành
Giao thông Vận tải tại địa phương, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh
uỷ, HĐND, UBND tỉnh và Bộ Giao thông Vận tải gồm:
- Lập quy hoạch và triển khai kế hoạch xây dựng mạng lưới giao thông
vận tải đường bộ, đường sông trên địa bàn.
- Soạn thảo và trình UBND tỉnh ban hành các cơ chế chính sách, văn bản
pháp luật và quản lý ngành trong phạm vi địa phương theo quy định.
- Thực hiện chức năng chủ đầu tư xây dựng các công trình giao thông của
địa phương theo quy định pháp luật và phân cấp của Bộ GTVT, UBND tỉnh.
- Thẩm định và quản lý các công trình giao thông trong phạm vi được
giao.
- Cấp, đổi các loại giấy phép, chứng chỉ, bằng lái cho các tổ chức, cá
nhân theo quy định hiện hành.
- Tổ chức quản lý, duy tu, bảo dưỡng cầu, đường theo phân cấp quản lý và
Trung ương uỷ thác.
- Tổ chức khai thác, quản lý luồng tuyến vận tải, đáp ứng nhu cầu vận
chuyển và đi lại của nhân dân.
- Đăng ký, đăng kiểm kỹ thuật các phương tiện vận tải theo quy định hiện
hành.
- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan thanh, kiểm tra việc chấp
hành luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác về chuyên ngành
GTVT; giáo dục, tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật về GTVT, an
toàn giao thông, bảo vệ công trình giao thông trên địa bàn tỉnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao.
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức: (kèm theo)
4. Trách nhiệm, quyền hạn:
4.1. Giám đốc:
- Lãnh đạo chung, quản lý mọi hoạt động và công tác của Sở theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn được UBND tỉnh giao, chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND tỉnh về mọi hoạt động của Sở theo quy định.
- Trực tiếp chỉ đạo công tác xây dựng chiến lược, quy hoạch, bảo vệ môi
trường, kế hoạch phát triển chung của Ngành Giao thông Vận tải trong tỉnh;
công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, đầu tư và xây dựng, pháp chế, giải
quyết khiếu nại và tố cáo, công tác đối ngoại.
- Theo dõi chỉ đạo hoạt động của Thanh tra nhà nước Sở
- Báo cáo đến: Phó chủ tịch UBND tỉnh phụ trách xây dựng cơ bản.
- Thay thế: các Phó Giám đốc, đại diện Lãnh đạo
- Trình độ tối thiểu:
+ Kỹ sư xây dựng cầu đường hoặc tốt nghiệp đại học chuyên ngành xây
dựng.
+ Kinh nghiệm ít nhất 10 năm trong ngành GTVT hoặc trong ngành xây
dựng.
+ Có năng lực lãnh đạo, điều hành.
+ Có kiến thức quản lý Nhà nước.
+ Cao cấp chính trị trở lên.
+ Có kiến thức về Tin học và Anh văn.
4.2. Đại diện lãnh đạo (QR):
Giám đốc Sở chỉ định Phó Giám đốc phụ trách công tác Vận tải - Phương
tiện và Người lái làm đại diện lãnh đạo thay mặt lãnh đạo Sở Giao thông Vận tải
Long An điều hành hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng của Sở với các
trách nhiệm và quyền hạn như sau:
- Thúc đẩy và trực tiếp chỉ đạo các quá trình xây dựng, duy trì, cải tiến hệ
thống quản lý chất lượng của cơ quan.
- Xây dựng và trình Giám đốc duyệt kế hoạch chất lượng, kế hoạch đánh
giá nội bộ; chuẩn bị nội dung các buổi xem xét của Lãnh đạo đối với hệ thống
quản lý chất lượng.
- Chỉ đạo và trực tiếp thực hiện thống kê, xử lý ý kiến phản hồi và khiếu
nại của tổ chức/cá nhân, các hành động khắc phục các điểm không phù hợp, các
hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến trong cơ quan.
- Trưởng đoàn đánh giá nội bộ, chỉ đạo thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ
của cơ quan do Lãnh đạo Sở duyệt.
- Tập hợp, xử lý thông tin và báo cáo với Giám đốc hiệu lực và hiệu quả
hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
- Tổ chức quản lý tài liệu và hồ sơ chất lượng cơ quan.
- Đầu mối quan hệ với các tổ chức liên quan trong hoạt động quản lý chất
lượng giao thông vận tải.
4.3. Phó Giám đốc:
4.3a. Phó Giám đốc phụ trách công tác Vận tải - Phương tiện & Người
lái:
- Giúp Giám đốc Sở thực hiện công tác trên lĩnh vực vận tải, phương tiện
và người lái.
- Trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị: Văn phòng Sở,
Phòng Quản lý vận tải- phương tiện và người lái, Trung tâm Đào tạo Giao thông
Vận tải, Trung tâm Đăng kiểm xe cơ giới, Trung tâm Điều hành vận tải và công
tác đoàn thể.
- Ký các loại giấy phép:
+ Giấy chứng nhận giáo viên dạy thực hành lái xe.
+ Giấy phép xe tập lái.
+ Giấy phép đào tạo lái xe mô tô.
+ Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải
tạo.
+ Giấy phép lái xe.
+ Bằng thuyền máy, bằng thuyền trưởng, máy trưởng, chứng chỉ chuyên
môn.
+ Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện thủy nội địa.
+ Được ủy quyền xử lý công việc thay Giám đốc Sở khi cần thiết.
- Báo cáo tới: Giám đốc Sở.
- Thay thế: Giám đốc Sở.
- Yêu cầu tối thiểu về trình độ:
+ Kỹ sư xây dựng cầu đường, cơ khí, vận tải hoặc kỹ sư xây dựng.
+ Có kinh nghiệm chuyên ngành ít nhất 05 năm
+ Có năng lực lãnh đạo, điều hành và hoạch định mục tiêu, kế hoạch phát
triển của đơn vị.
+ Trình độ: cao cấp chính trị ; hiểu biết ngoại ngữ, tin học
+ Có kiến thức về quản lý Nhà nước từ ngạch chuyên viên trở lên.
4.3b. Phó Giám đốc phụ trách công tác Duy tu sửa chữa:
- Giúp Giám đốc Sở thực hiện công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực quản
lý khai thác và phát triển hệ thống hạ tầng giao thông.
- Trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị: Bộ phận giải
phóng mặt bằng, Phòng Quản lý Hạ tầng giao thông, Phòng Quản lý Xây dựng
và chất lượng công trình giao thông, Trung tâm Quản lý Đường bộ - Đường
sông, Trung tâm Kiểm định chất lượng công trình giao thông.
- Ký các loại giấy phép:
+ Giấy phép thi công
+ Giấy phép lưu hành đặc biệt.
- Được ủy quyền xử lý công việc thay Giám đốc Sở khi cần thiết.
- Báo cáo tới: Giám đốc Sở.
- Thay thế: Giám đốc Sở.
- Yêu cầu tối thiểu về trình độ :
+ Kỹ sư xây dựng cầu đường, cầu hầm, địa chất, Vận tải hoặc kỹ sư xây
dựng
+ Có kinh nghiệm chuyên ngành ít nhất 05 năm
+ Có năng lực lãnh đạo, điều hành và hoạch định mục tiêu, kế hoạch phát
triển của đơn vị.
+ Trình độ: cao cấp chính trị; hiểu biết ngoại ngữ, tin học.
+ Có kiến thức về quản lý Nhà nước từ ngạch chuyên viên trở lên.
4.3c. Phó Giám đốc phụ trách công tác Thanh tra - ATGT:
- Giúp Giám đốc Sở thực hiện công tác an toàn giao thông, thường trực
Đảng ủy.
- Trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ của Thanh tra chuyên ngành
giao thông vận tải, tham gia Hội đồng giáo dục pháp luật của tỉnh.
- Ký giấy phép: lưu thông vào đường cấm, giờ cấm.
- Được ủy quyền xử lý công việc khi Giám đốc Sở đi vắng.
- Báo cáo tới: Giám đốc Sở.
- Thay thế: Giám đốc Sở.
- Yêu cầu tối thiểu về trình độ :
+ Kỹ sư xây dựng cầu đường, cầu hầm, địa chất, cơ khí, vận tải hoặc kỹ
sư xây dựng
+ Có kinh nghiệm chuyên ngành ít nhất 05 năm.
+ Có năng lực lãnh đạo, điều hành và hoạch định mục tiêu, kế hoạch phát
triển của đơn vị.
+ Trình độ: cao cấp chính trị ; hiểu biết ngoại ngữ, tin học
+ Có kiến thức về quản lý Nhà nước từ ngạch chuyên viên trở lên.
4.4. Trưởng phòng:
4.4a. Chánh Văn phòng: phụ trách chung, tham mưu lãnh đạo Sở thực
hiện công tác đối nội, đối ngoại, chế độ chính sách và quản lý cán bộ; thực hiện
cơ chế "một cửa"; Tham mưu giúp lãnh đạo Sở thực hiện chức năng quản lý nhà
nước trên lĩnh vực giao thông vận tải và chỉ đạo đơn vị trực thuộc thực hiện
nhiệm vụ được giao.
Phân công công việc cho các thành viên trong phòng phù hợp với trình độ,
năng lực để đảm bảo thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Thay thế Giám đốc khi được ủy quyền.
4.4b. Trưởng Phòng Quản lý Vận tải - Phương tiện & người lái: phụ
trách chung, tham mưu giúp lãnh đạo Sở thực hiện chức năng Quản lý nhà nước
về lĩnh vực vận tải, đăng kiểm, phương tiện và người lái trên địa bàn tỉnh.
Xử lý công việc, phân công trách nhiệm công việc cho các thành viên
trong phòng phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi thành viên trong phòng
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thay thế Phó Giám đốc phụ trách công tác Vận tải - Phương tiện & Người
lái khi được ủy quyền.
4.4c. Trưởng Phòng Quản lý Kết cấu Hạ tầng giao thông: phụ trách
chung, tham mưu lãnh đạo Sở thực hiện công tác quản lý Nhà nước về đầu tư
xây dựng, duy tu sửa chữa, trung tu, bảo trì, bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông
trong tỉnh, đảm bảo giao thông thông suốt.
Xử lý công việc, phân công trách nhiệm công việc cho các thành viên
trong phòng phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi thành viên trong phòng
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thay thế Phó Giám đốc phụ trách công tác Duy tu sửa chữa khi được ủy
quyền.
Thay thế Giám đốc Sở giải quyết một số công việc khi được ủy quyền.
4.4d. Trưởng phòng Quy hoạch Giao thông và môi trường: phụ trách
chung, tham mưu giúp lãnh đạo Sở về công tác Quy hoạch mạng lưới giao thông
thủy bộ và môi trường thuộc phạm vi trách nhiệm của Sở, các quy định về an
toàn giao thông đường bộ và đường thủy nội địa trên địa bàn tỉnh theo quy định
của pháp luật.
Xử lý công việc, phân công trách nhiệm công việc cho các thành viên
trong phòng phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi thành viên trong phòng
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thay thế Giám đốc Sở giải quyết một số công việc khi được ủy quyền.
4.4e. Trưởng Phòng Quản lý xây dựng và chất lượng công trình giao
thông: phụ trách chung, tham mưu lãnh đạo Sở trong công tác: Quản lý chất
lượng công trình XDCB và các công việc khác được lãnh đạo Sở phân công.
Xử lý công việc, phân công trách nhiệm công việc cho các thành viên
trong phòng phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi thành viên trong phòng
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thay thế Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách công tác Duy tu sửa
chữa giải quyết một số công việc khi được ủy quyền.
4.4f. Trưởng Phòng Kế hoạch - Tài chính: phụ trách chung, tham mưu
giúp lãnh đạo Sở về công tác kế hoạch phát triển các lĩnh vực, ngành nghề về
giao thông vận tải; quản lý tài chính và tài sản toàn ngành.
Xử lý công việc, phân công trách nhiệm công việc cho các thành viên
trong phòng phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi thành viên trong phòng
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
4.4g. Chánh Thanh tra GTVT: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trực
tiếp trước Giám đốc Sở về mọi hoạt động của đơn vị. Trực tiếp phụ trách các
lĩnh vực công tác: tổ chức đào tạo cán bộ - chính sách lao động; Thanh tra, kiểm
tra, khiếu nại, tố cáo; Thi đua khen thưởng, kỷ luật; Công tác tài chính kế toán.
- Báo cáo tới: Giám đốc Sở
- Thay thế: Giám đốc và các Phó Giám đốc khi được ủy quyền
- Yêu cầu trình độ tối thiểu:
+ Có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành giao thông, vận tải hoặc xây
dựng trở lên;
+ Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ ngạch thanh tra viên;
+ Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước ngạch chuyên viên;
+ Có ngoại ngữ trình độ B trở lên (1 trong 5 thứ tiếng: Anh, Pháp, Nga, Trung
Quốc, Đức).
+ Có trình độ tin học văn phòng;
+ Có ít nhất 01 (một) năm làm công tác thanh tra hoặc đã kinh qua lãnh
đạo các phòng nghiệp vụ Sở.
V. Chính sách, mục tiêu chất lượng:
1. Chính sách chất lượng:
Với phương châm:
VĂN MINH, KỶ CƯƠNG, CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ
Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của
Sở Giao thông Vận tải Long An cam kết thực hiện chính sách như sau:
1/ Đảm bảo các thủ tục hành chính được xử lý theo đúng các yêu cầu văn
bản pháp quy liên quan;
2/ Không ngừng hướng tới sự hài lòng của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ
tục hành chính tại cơ quan thông qua việc thực hiện và cải tiến liên tục hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008;
3/ Đảm bảo năng lực và kỹ năng cần thiết cho cán bộ công chức trong
việc thực hiện thông qua công tác bồi dưỡng đào tạo;
4/ Ưu tiên dành mọi nguồn lực trong việc thực hiện, duy trì và cải tiến
thường xuyên hiệu lực hệ thống quản trị chất lượng phù hợp với các yêu cầu của
tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;
5/ Đảm bảo chính sách chất lượng được xem xét để luôn thích hợp và
được truyền đạt trong cơ quan để mọi thành viên hiểu rõ, thực hiện, duy trì nội
dung chính sách này./.
2. Mục tiêu chất lượng:
1. Duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
2. Tập trung xây dựng hoàn thành công trình theo kế hoạch được duyệt
hàng năm.
3. Tập trung sửa chữa, hoàn thiện các tuyến đường thuộc Sở GTVT để
thực hiện công tác khoán mục tiêu tốt hơn. Nâng cao chất lượng, hiệu quả công
tác tuần đường.
4. Đưa công tác tuyên truyền về ATGT vào trong các chương trình giảng
dạy đối với các khoá đào tạo cấp giấy phép lái xe các hạng.
5. Xây dựng quy hoạch tổng thể GTVT tỉnh Long An đến năm 2020 và
tầm nhìn đến năm 2030 và định hướng phát triển giao thông vận tải sau năm
2030; Quy hoạch mạng lưới vận tải thủy nội địa và các cảng thủy nội địa.
6. Quy hoạch các tuyến vận tải, đáp ứng nhu cầu đi lại của người dân.
7. Cấp, đổi các loại giấy phép, giấy chứng nhận chính xác, kịp thời.
8. Tập trung cải cách hành chính, đấu tranh phòng, chống tham nhũng,
thực hành tiết kiệm chống lãng phí, xây dựng tinh thần thái độ làm việc của
CBCCVC với tiêu chí: Hết lòng, hết sức phụng sự tổ quốc, phục vụ nhân dân.
CHƯƠNG II
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CỦA SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI LONG AN
I. Yêu cầu chung:
Xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và triển
khai áp dụng cho tất cả các bộ phận. Đề ra chuẩn mực và biện pháp giám sát,
đảm bảo thực hiện và kiểm soát các quá trình một cách có hiệu quả.
II. Thỏa mãn các yêu cầu hệ thống chất lượng phù hợp TCVN ISO
9001:2008
- Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm cơ cấu tổ chức, hệ thống tài liệu
(Sổ tay chất lượng, các thủ tục, các tài liệu hỗ trợ, các hồ sơ có liên quan), các
qui trình, nguồn lực cần thiết để quản lý hệ thống quản lý chất lượng.
- Các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng của Sở GTVT
Long An được xác định thông qua Sổ tay chất lượng, các thủ tục quy định cách
thức hoạt động của từng công tác có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng
của đơn vị vừa phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2008, vừa đáp
ứng yêu cầu của tổ chức, công dân.
- Thể hiện được mối quan hệ tương tác giữa các qui trình và giữa các bộ
phận thông qua mô hình tương tác giữa các qui trình.
- Quy định chuẩn mực và phương pháp thực hiện các hoạt động của hệ
thống quản lý chất lượng thông qua các thủ tục được xây dựng.
- Lãnh đạo Sở phải đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ nguồn lực, thông
tin cần thiết nhằm tạo điều kiện cho các thủ tục được thực hiện một cách hiệu
quả.
- Thường xuyên theo dõi việc đo lường các hoạt động của quá trình tạo
sản phẩm và các quá trình khác có liên quan. Đảm bảo các hoạt động của hệ
thống quản lý chất lượng được theo dõi, kiểm soát thông qua các cuộc đánh giá
nội bộ.
- Tất cả các bộ phận Sở chịu trách nhiệm thực hiện, duy trì và cải tiến
thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng dưới sự kiểm soát của đại diện lãnh
đạo và Ban Giám đốc Sở để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị
ngày càng hiệu quả.
III. Hệ thống tài liệu:
a. Nội dung:
Hệ thống tài liệu nội bộ của Sở Giao thông Vận tải Long An theo yêu cầu
của TCVN ISO 9001:2008 và yêu cầu điều hành, kiểm soát các qui trình hoạt
động bao gồm :
- Chính sách chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng.
- Sổ tay chất lượng.
- Hệ thống các thủ tục dạng văn bản: gồm thủ tục được lập nhằm đảm bảo
việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các qui trình hoạt động.
Được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng tại Sở Giao thông Vận tải Long
An dưới dạng văn bản.
- Hệ thống các tài liệu hỗ trợ, bao gồm hướng dẫn công việc và kế hoạch
kiểm sóat qui trình được lập bao gồm các hướng dẫn công việc, qui định, hướng
dẫn kiểm tra đảm bảo lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát qui trình có hiệu
quả.
- Hồ sơ chất lượng: Được hình thành trong qui trình thực hiện các hoạt
động chất lượng. Được lưu trữ dưới dạng văn bản và các thiết bị điện tử (máy
tính ).
- Cấu trúc hệ thống văn bản tài liệu
Luật
Văn bản
dưới luật
Sổ tay chất lượng
Thủ tục (quy trình) chất lượng
Tài liệu hỗ trợ
Hồ sơ chất lượng
Các mức độ tài liệu của hệ thống chất lượng
b. Tham khảo:
- Các chương của Sổ tay chất lượng
- Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng.
- Các Quy trình được xây dựng và áp dụng trong cơ quan.
- Các tài liệu hỗ trợ, hồ sơ chất lượng.
c. Trách nhiệm:
Giám đốc Sở có trách nhiệm xây dựng sổ tay chất lượng, công bố về
chính sách, mục tiêu chất lượng & cam kết của lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo điều
hành mọi hoạt động về chất lượng tại cơ quan.
IV. Kiểm soát tài liệu/Kiểm soát hồ sơ:
a. Nội dung:
- Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng đều được kiểm
soát bao gồm cả hồ sơ chất lượng (là một loại tài liệu đặc biệt).
- Đã thiết lập thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết
nhằm:
+ Phân công người xem xét và phê duyệt tài liệu về tính đầy đủ, thỏa đáng
trước khi ban hành.
+ Cung cấp bằng chứng về sự phù hợp các yêu cầu về hoạt động tác
nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
+ Nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu
+ Các bản copy của các tài liệu thích hợp đang áp dụng luôn có sẵn ở nơi
sử dụng.
+ Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ đọc & dễ nhận biết.
+ Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối
chúng được kiểm soát.
+ Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời, áp dụng các dấu
hiệu nhận biết dùng vào mục đích tham khảo khi cần thiết.
+ Bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ, xử lý & hủy bỏ
các hồ sơ chất lượng (khi đến thời hạn hủy bỏ).
+ Xem xét, cập nhật khi cần thiết và phê duyệt lại các tài liệu.
b. Tài liệu tham khảo :
- Quy trình kiểm soát tài liệu QT 401
c. Trách nhiệm:
- Đại diện lãnh đạo & các trưởng bộ phận.
V. Trách nhiệm của lãnh đạo:
1. Cam kết của lãnh đạo:
a. Nội dung:
- Cam kết đảm bảo luôn sẵn có nguồn lực cho hoạt động và quản lý nhằm
xây dựng, thực hiện và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng phù
hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
- Cam kết truyền đạt cho CBCC của Sở về tầm quan trọng của việc đáp
ứng các nhu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của pháp luật và chế định.
- Cam kết thiết lập chính sách chất lượng đáp ứng yêu cầu cải cách hành
chính theo đúng đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước.
- Cam kết đảm bảo thiết lập các mục tiêu chất lượng của đơn vị và các bộ
phận chức năng phù hợp với từng thời kỳ.
- Cam kết tiến hành xem xét lãnh đạo định kỳ, xem xét nhu cầu của khách
hàng nhằm ra quyết định và hành động liên quan đến nhu cầu của họ.
b. Tham khảo:
- Quy trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ QT 601
c. Trách nhiệm:
Giám đốc và đại diện lãnh đạo.
2. Định hướng khách hàng:
a. Nội dung:
- Các yêu cầu của khách hàng phải được xác định và đáp ứng theo tiêu
chí: Văn minh - Kỷ cương - Chất lượng - Hiệu quả nhằm nâng cao sự thỏa mãn
của họ.
- Luôn theo dõi các thông tin về sự chấp nhận của khách hàng đối với đơn
vị trong việc đáp ứng được các nhu cầu của họ.
- Thu thập thông tin và sử dụng các thông tin một cách có hiệu quả như
chuyển các yêu cầu của khách hàng thành các mục tiêu đáp ứng hoặc các qui
định của đơn vị.
b. Tham khảo:
- Chính sách, mục tiêu chất lượng và cam kết của lãnh đạo.
- Quy trình giải quyết khiếu nại - tố cáo.
3. Chính sách chất lượng:
a. Nội dung:
- Giám đốc Sở Giao thông Vận tải đã xây dựng chính sách chất lượng phù
hợp với mục đích của tổ chức.
- Bao gồm sự cam kết luôn đáp ứng các yêu cầu và cải tiến thường xuyên
tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng .
- Cung cấp cơ sở để thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng.
- Được truyền đạt và thông tin trong Sở GTVT để CBCC biết thực hiện.
- Được xem xét định kỳ hàng năm hoặc trong cuộc họp xem xét lãnh đạo
để cải tiến, chỉnh sửa thích hợp với kế hoạch hoạt động của ngành.
b. Tham khảo:
Chính sách chất lượng Sở Giao thông Vận tải.
c. Trách nhiệm:
Giám đốc Sở, các Phó Giám đốc và Trưởng các Bộ phận.
4. Hoạch định:
- Mục tiêu chất lượng
- Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
a. Nội dung:
Giám đốc Sở Giao thông Vận tải đảm bảo rằng:
- Mục tiêu chất lượng của Sở Giao thông Vận tải được thiết lập tại mọi
cấp và từng bộ phận chức năng trong Sở Giao thông Vận tải nhằm thỏa mãn các
yêu cầu:
. Cụ thể
. Đo lường được.
. Đạt được
. Lập lại được
. Nhất quán với chính sách chất lượng đã đề ra.
- Mục tiêu chất lượng của Sở Giao thông Vận tải luôn được lãnh đạo cấp
cao nhất xem xét hàng năm về tính hiệu lực, được sửa chữa điều chỉnh, bổ sung
trong các cuộc họp xem xét lãnh đạo và được phổ biến đến từng thành viên của
đơn vị.
- Các mục tiêu của bộ phận được xây dựng trên cơ sở chính sách & mục
tiêu của Sở Giao thông Vận tải dưới dạng các hướng dẫn công việc do Trưởng
bộ phận lập và được Giám đốc Sở Giao thông Vận tải phê duyệt.
- Việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện nhằm đáp
ứng các nhu cầu của hệ thống chất lượng kể cả việc đạt được mục tiêu chất
lượng.
- Tính thống nhất của hệ thống quản lý chất lượng vẫn được duy trì khi có
sự thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng.
b. Tham khảo:
- Quy trình soát xét lãnh đạo QT 501
c. Trách nhiệm:
- Giám đốc Sở, đại diện lãnh đạo và các Trưởng bộ phận.
5. Soát xét của lãnh đạo:
a. Nội dung:
- Đề ra phương thức thống nhất để tiến hành việc xem xét công tác quản
lý chất lượng. Việc xem xét được thực hiện để đảm bảo rằng hệ thống QLCL của
Sở GTVT được duy trì một cách có hiệu lực, hiệu quả và đáp ứng:
+ Mục tiêu và chính sách chất lượng của Sở GTVT.
+ Thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và của các bên quan tâm.
- Các cuộc họp xem xét công tác quản lý phải được tiến hành ít nhất 6
tháng 1 lần (có thể tiến hành riêng lẽ hoặc lồng ghép trong các cuộc họp giao
ban). Giám đốc Sở GTVT chủ trì cuộc họp này.
- Những người tham gia cuộc họp xem xét bao gồm: Giám đốc, QR và
trưởng các bộ phận thuộc Sở GTVT.
b. Tham khảo:
- Quy trình soát xét lãnh đạo QT 501
c. Trách nhiệm:
- Giám đốc Sở, đại diện lãnh đạo và các Trưởng bộ phận.
VI. Quản lý nguồn lực:
1. Cung cấp nguồn lực:
a. Nội dung:
Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để:
- Thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường
xuyên tính hiệu quả của hệ thống chất lượng.
- Tăng sự thỏa mãn của khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng.
b. Tham khảo:
- Quy trình đánh giá nội bộ QT 801
- Chính sách, mục tiêu chất lượng & cam kết của lãnh đạo.
- Quy trình giải quyết khiếu nại - tố cáo QT 702.16
c. Trách nhiệm:
- Giám đốc Sở
2. Nguồn nhân lực:
a. Nội dung:
- Tất cả cán bộ công chức thực hiện những công việc ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm được đào tạo, có năng lực, có kỹ năng và kinh nghiệm thích
hợp.
- Sở Giao thông Vận tải Long An đã xác định các yêu cầu về năng lực đối
với nhân viên thực hiện các công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm. Sắp
xếp đúng người đúng việc.
- Đã tiến hành đào tạo hoặc có những lớp tập huấn, thực hành trực tiếp để
đáp ứng nhu cầu nêu trên. Tiến hành đánh giá kết quả học tập & năng lực làm
việc của học viên sau khi đã được học tập nhằm đánh giá tính hiệu quả của các
biện pháp đào tạo đã thực hiện.
- Đã tiến hành giáo dục nhận thức cho mọi cán bộ công chức, viên chức
thấy được tầm quan trọng về sự đóng góp của họ trong các hoạt động liên quan
đến chất lượng và việc họ phải đáp ứng như thế nào để đạt được mục tiêu chung
của đơn vị.
- Duy trì hồ sơ thích hợp về giáo dục đào tạo (bên trong & bên ngoài), kỹ
năng và kinh nghiệm chuyên môn.
b. Tham khảo:
- Quy trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ QT 601
c. Trách nhiệm:
- Đại diện lãnh đạo.
- Chánh Văn phòng.
3. Cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc:
a. Nội dung:
Xác định, cung cấp, quản lý và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được
sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm.
Nhà làm việc, các thiết bị máy móc phục vụ qui trình làm việc, phần cứng,
phần mềm cùng các hỗ trợ khác đáp ứng được yêu cầu công việc của cơ quan.
Khu văn phòng làm việc đáp ứng điều kiện và không gian làm việc hợp lý
có đầy đủ các thiết bị máy văn phòng & hệ thống thông tin liên lạc
b. Tham khảo:
- Cam kết của lãnh đạo.
c. Trách nhiệm:
- Giám đốc Sở
VII. Quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng:
1. Lập kế hoạch các quá trình dịch vụ hành chính:
a. Nội dung:
Các qui trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm đều được lập kế hoạch
và triển khai thực hiện, nhất quán với các qui trình khác của hệ thống quản lý
chất lượng. Phù hợp với điều kiện về nguồn lực và bộ máy tổ chức như:
• Mục tiêu chất lượng bám sát theo yêu cầu chính sách chất lượng đã công
bố.
• Các qui trình hoạt động được kiểm soát trong đơn vị đều được thiết lập
dưới dạng văn bản (các quy trình)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét