Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam

5
b- Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Trung tâm Hội chợ
Triển lãm Việt Nam
. Văn phòng:
Giúp giám đốc quản lý nhân sự, tổ chức cán bộ, đào tạo, cơng tác
quản lý hành chính quản trị
Quản lý hệ thống xe ơ tơ của cơ quan, thiết bị văn phòng
Quản lý khu nhà khách
. Phòng tài chính kế tốn:
Giúp giám đốc quản lý về tài chính, tiền tệ và thanh tốn
.Phòng Hội chợ triển lãm
Tổ chức tiếp thị mời khách vào tham gia Hội chợ Triển lãm do
Trung tâm tổ chức. Đồng thời tổ chức các cuộc hội chợ khác có phối hợp với
các đơn vị khác cho các cơ quan Việt Nam tham gia hội chợ nước ngồi
. Phòng dịch vụ Hội chợ Triển lãm:
Làm các dịch vụ khách hàng tham gia hội chợ triển lãm(vận tải
hàng hóa, làm thủ tục hải quan đặt chỗ ở cho khách )
Cho th các thiết bị : Vơ tuyến, dầu Video, Điện thoại, Fax
. Phòng dịch vụ tổng hợp:
Cung cấp các dịch vụ tổng hợp: cho th phòng họp, hội thảo, hội
nghị, đám cưới
Cho th văn phòng, ki ốt, cửa hàng
Tổ chức ký kết các hợp đồng biểu diễn văn hóa, văn nghệ
. Phòng quản lý cơ sở hạ tầng
Chịu trách nhiệm quản lý cơ sở hạ tầng ở Trung tâm
. Phòng Thiết kế dàn dựng:
Chịu trách nhiệm dàn dựng các gian hàng triển lãm
Cho th thiết bị phục vụ hội chợ như: bục bệ, tủ kính, quạt
. Phòng Quảng cáo in ấn:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

6
Chịu trách nhiệm nhận quảng cáo, in ấn cho khách hàng trong và ngồi
triển lãm, in ấn các văn bản, giấy tờ, catalogue của cơ quan, quản lý khai thác
mạng thơng tin Internet và phát hành tạp chí “Tiếp thị và Quảng cáo”
. Phòng bảo vệ:
Đảm bảo an ninh trật tự, bảo vệ an tồn tài sản của Trung tâm
trước, trong và sau hội chợ triển lãm.
Đảm bảo an tồn hàng hóa cho khách tham dự hội chợ.
3. Qui trình cơng nghệ sản xuất
Khơng giống với các xí nghiệp sản xuất thơng thường, dịch vụ hội chợ
triển lãm là tổng thể các giao dịch trên thị trường hàng hóa có sẵn kết hợp với
nhu cầu tiêu dùng của khách hàng tạo nên nhu cầu tất yếu về các kênh thơng tin
đối với các loại hàng hóa đó.
Để có được loại dịch vụ thỏa mãn các u cầu kể trên thì mối quan hệ
T- H- H’- T’ phải bắt đầu từ nhu cầu bán hàng của nhà
sản xuất muốn các sản phẩm của mình được người tiêu dùng biết đến.
Thu thập thơng tin để tổng hợp và sàng lọc các nhóm sản phẩm tiêu biểu
phù hợp, các nhà quản trị phải tính tốn lên kế hoạch bước đầu cho một cuộc hội
chợ triển lãm các mặt hàng mà theo họ cả người tiêu dùng và các nhà sản xuất
đều quan tâm. Các nhà quản trị ở đây thường là các chun gia trong lĩnh vực tài
chính để có thể tính tốn một cách tương đối giữa chi phí bỏ ra và các khoản thu
cả về kinh tế lẫn các lợi ích khác có thể tạo ra.
Sau khi cân đối về mặt lợi ích của cuộc hội chợ có thể đem lại, nhà quản
trị sẽ đưa ra quyết định tổ chức hay khơng tổ chức cuộc hội chợ đó. Nếu quyết
định tổ chức hội chợ thì q trình T H sẽ bắt đầu với việc thơng tin
trên các phương tiện truyền thơng đại chúng về kế hoạch tổ chức một cuộc hội
chợ mới về cả qui mơ ngành nghề, các loại hàng hóa có mặt trong cuộc triển
lãm.
Song song với q trình thơng tin quảng cáo, thì hoạt động Maketing đến
từng nhà sản xuất, các hãng phân phối là điều khơng thể thiếu. Trong lĩnh vực
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

7
kinh doanh dịch vụ hội chợ thì các nhóm khách hàng tiềm năng khơng cố định
theo nghĩa đen của nó mà sẽ thay đổi theo từng mùa hội chợ.
Tiếp theo hoạt động Maketing thì nhiệm vụ của các phòng ban khác trong
trung tâm sẽ được triển khai. Và mỗi một hoạt động đó có một qui trình cơng
nghệ riêng để tạo thành qui trình cơng nghệ khép kín riêng của hoạt động tổ
chức triển lãm :
Ví dụ như:
+ Qui trình cơng nghệ in ấn các planơ, áp phích quảng cáo
+Qui trình cơng nghệ dàn dựng các gian hàng di động, các sân khấu ngồi
trời, các phòng triển lãm
Đến nay Trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam đã tổ chức định kỳ hàng
năm cho các hội chợ:
Hội chợ quốc tế hàng cơng nghiệp từ năm 1993
Hội chợ xn từ năm 1991
Hội chợ hàng tiêu dùng từ năm 1995
Hội chợ thời trang
Ngồi ra trung tâm còn phối hợp với các Bộ ngành, các tổ chức quốc tế
và trong nước tổ chức định kỳ hàng năm hoặc 2 năm 1 lần các cuộc hội chợ triển
lãm:
Hội chợ Thương mại quốc tế (EXPO) với VINEXAD
Triển lãm Viễn thơng TELECOM
Hội chợ mùa thu
Triển lãm tuần lễ tin học
Sắp tới Trung tâm sẽ tổ chức cuộc Triển lãm "Nhãn hiệu có uy tín tại Việt
Nam" (6/2003) từ đây sẽ chọn ra các nhãn hiệu có uy tín cho các sản phẩm và
dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết.
Quy mơ của các Hội chợ phụ thuộc chủ yếu vào chủ đề và nội dung của
nó. Hiện nay Trung tâm có 4 khu nhà chính A1, A2, A3 và A9 với tổng diện tích
là 12000 m
2
dùng để làm các khu trưng bày, các hội chợ Triển lãm định kỳ, tổng
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

8
hợp thường có quy mơ lớn như : Hội chợ Quốc tế hàng Cơng nghiệp, Hội chợ
xn.
Về chất lượng Hội chợ Triển lãm trung tâm được đánh giá là một trong
những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Hội chợ Triển lãm có chất lượng và uy tín
nhất tại Việt Nam dựa trên các chỉ tiêu : Cơ sở, vật chất, giá cả, chất lượng dàn
dựng gian hàng chất lượng các dịch vụ ngoại vi và phong cách tổ chức tiếp thị.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy và hình thức sổ kế tốn ở Trung tâm Hội
chợ Triển lãm Việt Nam
Hạch tốn kế tốn có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh
doanh. Do vậy mỗi doanh nghiệp cần phải lựa chọn hình thức và bộ máy kế tốn
phù hợp, phân cơng lao động kế tốn hợp lý kết hợp giữa các bộ phận kế tốn có
liên quan nhằm thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ kế tốn. Trung tâm Hội chợ
triển lãm Việt Nam là một doanh nghiệp hạch tốn độc lập có tổ chức bộ máy kế
tốn riêng, thực hiện cơng tác kế tốn từ khâu lập chứng từ cho dến việc lập các
Báo cáo Tài chính. Trung tâm áp dụng hình thức tổ chúc cơng tác kế tốn tập
trung, có phòng Kế tốn-Tài chính để tổng hợp thanh tốn hạch tốn về hoạt
động kinh doanh. Từ năm 2000 Trung tâm đã triển khai ứng dụng kỹ thuật tin
học trong cơng tác kế tốn. Mọi chứng từ kế tốn dù phát ở bộ phận nào cũng
đều tập trung về phòng kế tốn dể xử lý.











THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

9
a- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn:


Với mơ hình kế tốn tập trung còn gọi là kế tốn một cấp. Trung tâm Hội
chợ Triển lãm Việt Nam chỉ mở một bộ sổ kế tốn, tổ chức một bộ máy kế tốn
để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch tốn ở mọi phần hành kế tốn. Phòng kế
tốn trung tâm của đơn vị sẽ thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ thu nhận, ghi
sổ, xử lý thơng tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Các
đơn vị trực thuộc Trung tâm thì khơng mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự
kế tốn riêng; tồn bộ cơng việc ghi sổ lập báo cáo kế tốn đều thực hiện ở
phòng kế tốn trung tâm; các đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện hạch tốn ban đầu
theo chế độ báo cáo sổ.
b- Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế tốn
.Trưởng phòng Kế tốn (Kế tốn trưởng): là người có chức năng tổ chức
, kiểm tra cơng tác kế tốn ở đơn vị do mình phụ trách. Với chức năng này, kế
tốn trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chun mơn kế tốn, tài chính cho
Giám đốc điều hành. Kế tốn trưởng của Trung tâm do nhà nước bổ nhiệm giữ
KẾ TỐN TRƯỞNG

KẾ TỐN TỔNG HỢP

Kế
tốn
TM
và
cơng
nợ
Kế
tốn
tiền
gửi và
vật tư

Kế tốn
tiền
lương và
BHXH
Kế tốn
chi phí giá
thành và
TSCĐ


Thủ
quĩ

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

10
chức năng là giám sát viên kế tốn- tài chính của nhà nước đặt tại doanh
nghiệp.Nhiệm vụ của kế tốn trưởng là tổ chức bộ máy kế tốn trên cơ sở xác
định đúng khối lượng cơng tác kế tốn nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của
kế tốn là : thơng tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh
.Phó phòng kế tốn: là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế tốn
trưởng. Có nhiệm vụ phổ biến các kế hoạch, chương trình thực hiện cơng tác
chun mơn trong bộ máy; là người ký duyệt một số hóa đơn chứng từ trong
nhiệm vụ quyền hạn của mình.Phó phòng kế tốn có thể kiêm nhiệm kế tốn
tổng hợp.
.Kế tốn tổng hợp: có trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các sổ kế tốn để
lập báo cáo Tài chính vào cuối mỗi tháng, q, năm để báo cáo lên cấp trên và
cơ quan quản lý chức năng của nhà nước.
. Kế tốn tiền gửi và vật tư: theo dõi các khoản tiền gửi ở ngân hàng
thơng qua các bản sao kê của ngân hàng kèm theo các giấy báo nợ, có sau đó đối
chiếu với các chừng từ gốc. Đồng thời cũng theo dõi tình hình xuất nhập và tồn
kho ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
.Kế tốn tiền mặt và cơng nợ: theo dõi việc thu chi tiền mặt, các khoản
phải thu, phải trả trong nội bộ và thanh tốn với khách hàng, thanh tốn với ngân
sách nhà nước.
. Kế tốn tiền lương và BHXH: căn cứ vào Bảng chấm cơng để tính
lương cho cán bộ cơng nhân viên. Trên cơ sở đó tính ra BHXH,BHYT và KPCĐ
. Kế tốn chi phí kinh doanh, tính giá thành và kế tốn TSCĐ: phản ánh
kịp thời , đầy đủ chính xác các khoản chi phí thực tế phát sinh đối với từng hoạt
động kinh doanh cụ thể để làm cơ sở tính giá thành của từng loại sản phẩm dịch
vụ và theo dõi tình hình biến động của TSCĐ để lập Bảng đăng ký khấu hao
TSCĐ với Bộ Tài chính, sau đó dựa trên Bảng đăng ký khấu hao hàng Q, kế
tốn tính tốn số khấu hao phải trích và lập Chứng từ ghi sổ để phản ánh số khấu
hao TSCĐ.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

11
. Thủ qũy: Bảo quản và thực hiện việc thu chi tiền mặt và các chứng từ có
giá trị như tiền, vàng bạc, ngân phiếu.
c- Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm
Việt Nam
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam sử dụng hình thức kế tốn Chứng
từ ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này : căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn
tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm:
+Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
+Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái
Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc Bảng
tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo
số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải
được kế tốn trưởng ký duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
. Các loại sổ sử dụng trong hình thức Chứng từ ghi sổ bao gồm:
+Chứng từ ghi sổ
+Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+Sổ cái các tài khoản
+Sổ chi tiết: mở riêng cho từng tài khoản cần theo dõi chi tiết
Tuy nhiên trong thực tế áp dụng tại Trung tâm, các loại Chứng từ ghi sổ
khơng được ghi cho các Tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng vì để thuận lợi
trong việc áp dụng kế tốn máy vào các nghiệp vụ thì ở Trung tâm Hội chợ
Triển lãm Việt Nam sử dụng ln các sổ chi tiết và các chứng từ như:
Phiếu thu
Phiếu chi
Sổ phụ ngân hàng
Để thay Chứng từ ghi sổ trong việc vào máy khơng mất 2 lần cho một
nghiệp vụ và cũng khơng gặp phải các vấn đề như khử trùng.
Các loại chứng từ kế tốn thường sử dụng:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

12
+Phiếu thu
+Phiếu chi
+Giấy đề nghị tạm ứng và thanh tốn tạm ứng
+Giấy đề nghị xuất vật tư và Phiếu xuất kho
+Hóa đơn GTGT, hóa đơn tiền điện nước, điện thoại
+Bảng thanh tốn lương và Bảo hiểm xã hội
+Các chứng từ khác
_Phương pháp kế tốn hàng tồn kho Trung tâm đăng ký áp dụng là
phương pháp kê khai thường xun.
_Phương pháp hạch tốn ngoại tệ là phương pháp giá hạch tốn
















-Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn
TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TÙ GHI SỔ:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

13

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu


- Hệ thống tài khoản kế tốn và Báo cáo tài chính
_Hệ thống tài khoản kế tốn được áp dụng theo hệ thống tài khoản kế
tốn thống nhất của Việt Nam ban hành theo Quyết định số 1141/TC/CĐKT
ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.(Các tài khoản chi tiết được thiết
lập riêng để thuận lợi cho q trình hạch tốn kế tốn của Trung tâm nhưng vẫn
đảm bảo tính đúng đắn và thống nhất theo qui định)
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ QUĨ
SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT
CHỨNG TỪ GHI
SỔ

SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH

BẢNG TỔNG HỢP CHI
TIẾT
BÁO CÁO KẾ TỐN
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

14
_Hệ thống báo cáo tài chính của Trung tâm được lập theo mẫu qui định
của Bộ Tài Chính (qui định tại quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995
của Bộ trưởng Bộ Tài chính) gồm các báo cáo sau:
+Bảng cân đối kế tốn
+Báo cáo kết quả kinh doanh
+Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+Thuyết minh báo cáo tài chính
Các loại Báo cáo trên thường được lập theo từng q
II. TÌNH HÌNH THỨC TẾ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI
TRUNG TÂM HỘI TRỢ TRIỂN LÃM VIỆT NAM
1. Tổ chức cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất
1.1. Đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất:
Tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam do kinh doanh trong lĩnh vực
đặc thù là tổ chức hội chợ triển lãm nên việc xác định nơi phát sinh chi phí và
nơi chịu phí là khơng hồn tồn đơn giản. Trung tâm vừa sản xuất các ấn phẩm
phục vụ việc quảng cáo lại vừa in ấn các planơ, áp phích phục vụ hội chợ. Ngồi
ra việc dàn dựng các gian hàng triển lãm, sân khấu ngồi trời cũng đều khiến
việc xác định giới hạn tập hợp chi phí hay xác định đối tượng hạch tốn chi phí
sản xuất được chi tiết rõ ràng là rất phức tạp.
Qui trình sản xuất các ấn phẩm, planơ, áp phích là một qui trình khép
kín, khơng có sản phẩm dở dang. Do vậy Trung tâm xác định đối tượng tập hợp
chi phí sản xuất là theo từng loại sản phẩm. Trong chun đề này ta quan tâm
chủ yếu đến việc tập hợp chi phí của các sản phẩm là các ấn phẩm quảng cáo,
tiếp thị phục vụ cho hội chợ.
1.2. Phân loại chi phí sản xuất
Để thực hiện việc sản xuất, kinh doanh của mình, Trung tâm phải bỏ ra
nhiều chi phí mà nội dung, mục đích, cơng dụng của từng loại là khơng giống
nhau. Để thực hiện tốt cơng tác kế tốn hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm, Trung tâm phân loại chi phí sản xuất theo mục đích cơng dụng
của chi phí, cụ thể như sau:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam