Chuyên đề thực tập chuyên ngành
b) Phân loại vật tư căn cứ vào tầm quan trọng của nó trong sản xuất
(3)
:
Theo cách phân loại này, người ta chi ra thành nguyên vật liệu chính và
nguyên vật liệu phụ
- Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công
sẽ trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, hoặc những nguyên vật liệu
được sử dụng với số lượng lớn hoặc những vật liệu đắt tiền phải nhập khẩu.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật tư không trực tiếp cấu thành sản
phẩm nhưng lại rất quan trọng trong sản xuất. Những vật tư này được sử dụng
kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện tính năng cho sản phẩm,
để tăng chất lượng sản phẩm hoặc dùng để trang trí cho sản phẩm.
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình
sản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu ở thể rắn, lỏng hay khí như than,
củi, xăng dầu, hơi đốt v v
Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu
phụ. Tuy nhiên nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và có
các tính năng cũng như kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu
thông thường. Tuỳ từng doanh nghiệp mà có thể tách nhiên liệu làm đối tượng
quản lý riêng hay coi nhiên liệu là nguyên vật liệu phụ.
c) Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu:
Theo căn cứ này, nguyên vật liệu được chia thành vật liệu mua ngoài,
vật liệu tự sản xuất và vật liệu từ các nguồn khác
Nói chung, việc phân loại vật tư chỉ là tương đối. Nó phụ thuộc vào
lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm tổ
chức sản xuất của doanh nghiệp đó. Phân loại vật tư theo các cách nào là để
tiện cho việc quản lý, sử dụng hay tính toán định mức tiêu thụ vật tư của
doanh nghiệp đó.
1.2. Quản lý vật tư trong doanh nghiệp
(3)
Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông
nghiệp, Hà nội, 2003, trang 74.
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
5
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Công tác quản lý vật tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất,
đặc điểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần
có những biện pháp quản lý vật tư thật hợp lý.
Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau:
- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm.
- Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch
tháng
- Bảo quản và dự trữ vật tư.
- Tổ chức cung ứng vật tư.
Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức
tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều. Khi quản lý vật tư, doanh nghiệp
cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chất
lượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch
phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tư
theo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra.
- Trong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu
chuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư. Bố trí các nhân viên
thủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp Cần bảo
quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để
đảm bảo được đặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt
- Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức
dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư. Vật tư được dự trữ dao động
trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít,
khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng. Đồng thời
tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
- Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung
ứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử
dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư.
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
6
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Công việc quản lý vật tư bao gồm rất nhiều nội dung. Nhưng do hạn
chế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnh
của quản lý vật tư. Đó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tư.
2. Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.
2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp.
Kế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng
năm của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra vào đầu
năm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong
năm cho doanh nghiệp.
Kế hoạch năm vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp.
Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư. Mỗi
doanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau.
Nếu thiếu chỉ một loại vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnh
hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp.
Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất.
Việc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật
tư thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất
lượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quan
trọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của kế
hoạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu
tối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.
2.2. Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.
2.2.1 Xét theo các loại kế hoạch:
Kế hoạch năm của doanh nghiệp bao gồm 7 bộ phận chính:
- Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
- Kế hoạch giá thành sản phẩm
- Kế hoạch lao động - tiền lương
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Kế hoạch vật tư
- Kế hoạch tài chính
- Kế hoạch khoa học công nghệ
- Kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ
7 loại hình kế hoạch này chính là các biện pháp nhằm đảm bảo thực
hiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh một năm cho doanh nghiệp. Các bộ
phận này có quan hệ chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau được thể hiện
trong sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa các bộ phận kế hoạch xét theo các
loại hình kế hoạch
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy: Trong hệ thống kế hoạch năm của doanh
nghiệp, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò chủ đạo và làm
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
8
Kế hoạch SX
và tiêu thụ SP
Kế hoạch lao
động - tiền lương
Kế hoạch
vật tư
Kế hoạch xây
dựng và sửa chữa
lớn TSCĐ
Kế hoạch khoa
học-công nghệ
Kế hoạch giá
thành sản phẩm
Kế hoạch tài
chính
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
cơ sở cho các bộ phận kế hoạch khác. Trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và
tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp xác định các bộ phận kế hoạch khác.
Kế hoạch vật tư được thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và
tiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn
TSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác định năng lực của doanh
nghiệp trong năm và các định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị sản phẩm.
Các chỉ tiêu của Kế hoạch vật tư được phản ánh trong kế hoạch tài chính và
kế hoạch giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tư ảnh hưởng trực tiếp lên
giá thành sản phẩm.
Kế hoạch vật tư là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch sản
xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, trước khi lập kế hoạch năm
cho vật tư, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa kế hoạch vật tư và
các loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thông tin, nhằm lập
được một kế hoạch chính xác nhất.
2.2.2 Xét theo cấp độ kế hoạch:
Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vai
trò và vị trí của doanh nghiệp trong môi trường hoạt động của nó, người ta
quản lý doanh nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: Kế hoạch chiến lược và kế
hoạch tác nghiệp:
Sơ đồ 3: Các cấp độ kế hoạch
- Các kế hoạch chiến lược được thiết lập nhằm xác định các mục tiêu
tổng thể cho tổ chức
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
9
Sứ mệnh của doanh nghiệp
Sứ mệnh của doanh nghiệp
Các kế hoạch chiến lược
Các kế hoạch chiến lược
Các kế hoạch tác nghiệp
Các kế hoạch tác nghiệp
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Các kế hoạch tác nghiệp được thiết lập nhằm cụ thể hoá các kế hoạch
chiến lược thành các hoạt động hàng năm, hàng quý hay hàng tháng cho tổ
chức. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch nhân công, kế hoạch tài chính,
kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất
Kế hoạch vật tư và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọi
người đểu nắm bắt được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, các kế hoạch này
quy định rõ trách nhiệm của từng người trong các hoạt động nhằm đạt được
mục tiêu đã đề ra.
3. Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư
Kế hoạch năm cho vật tư gồm ba nội dung chính sau đây:
- Xác định tổng nhu cầu vật tư.
- Xác định nhu cầu vật tư cần dự trữ.
- Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm.
3.1 Xác định tổng nhu cầu vật tư
Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanh
nghiệp phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm
từ đó để làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cách
hợp lý nhất.
- Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để
sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lượng công việc
nhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định
(4)
.
Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quan
trọng. Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư là căn
cứ để cấp phát vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất
được tiến hành cân đối, liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, định
mức tiêu hao vật tư vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ để
doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, cân đối các bộ phận kế
hoạch khác có liên quan
(4)
Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp - Hà nội, 2003, trang
76.
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Định mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau.
Mỗi cách tính có ưu và nhược điểm riêng. Tuy từng doanh nghiệp và điều
kiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp.
Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa
học và thực tiễn.
Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tư như sau:
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinh
nghiệm: là xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức
tiêu hao vật tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản
xuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phương pháp này có
ưu điểm là việc tính toán rất đơn giản, dễ vận dụng. Tuy nhiên định mức tiêu
hao vật tư tính theo phương pháp này không được chính xác vì nó còn phụ
thuộc vào ý kiến chủ quan của người cán bộ.
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Là
phương pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thí
nghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với
thực tế. Phương pháp này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định
mức theo phương pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống
với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian
- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính toán phân tích:
Là phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật
và các tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà
chế tạo thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến
định mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp
với điều kiện sản xuất. Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp được
việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế.
Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà
chưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được.
Khi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
11
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính
theo công thức sau:
D
Q
V
ij
n
j
j
i
∑
=
=
1
(5)
Trong đó: V
i
là tổng nhu cầu vật tư i
D
ij
là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j
Q
j
là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất
n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i
3.2 Xác định nhu cầu dự trữ vật tư:
Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính được
hợp lý số lượng vật tư cần dự trữ. Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu,
mua sắm vật tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như không có
đủ thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vì
phải chờ đợi vật tư, việc cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc
khiến cho việc sản xuất bị đình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ
không thực hiện đúng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tín
của doanh nghiệp Do vậy, để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động sản xuất
của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm nay, doanh nghiệp
phải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm để đảm bảo cho hoạt động sản xuất
của đầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn.
Khi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượng
vật tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục. Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ
làm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng
lên. Do đó, doanh nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủ
cho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể.
3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch:
Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kế
hoạch. Nhu cầu vật tư cần mua sắm được tính theo công thức sau
(6)
:
(5)
GS.TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí, Nhà xuất bản Khoa học kĩ thuật, Hà nội, 2005, trang 204.
(6)
Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Lao động - Xã
hội, Hà nội-2004, Trang 212.
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
12
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Tồn đầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế
hoạch. Lượng tồn đầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước.
II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1. Vai trò của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu vật
tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm.
Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng
thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức
thấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch
năm cho vật tư phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư.
Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:
Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Môi
trường ở đây có nghĩa là cả môi trường bên trong và bên ngoài của doanh
nghiệp. Môi trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay
đổi. Trước khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanh
nghiệp phải nghiên cứu và dự báo môi trường. Công việc này giúp doanh
nghiệp có thể dự đoán trước những biến động của môi trường, từ đó doanh
nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.
Giảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch
vật tư xác định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh
nghiệp ở từng thời điểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng
mà doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư
trong kho, giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu động
trong doanh nghiệp.
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
Nhu cầu mua sắm
vật tư
=
Tổng nhu cầu
vật tư
- Tồn đầu kì +
Dự kiến tồn
cuối kì
13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết
vật tư dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật
tư, người lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sản
xuất cần đến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián
đoạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu
vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả
của việc sản xuất kinh doanh.
2. Quy trình lập kế hoạch vật tư:
Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương
thức để đạt mục tiêu đó
Quy trình lập kế hoạch vật tư cũng là một quy trình xác định các mục
tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu. Có thể nói
tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đây:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo
Bước 2: Xác định các mục tiêu
Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu
2.1. Nghiên cứu và dự báo:
Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế
hoạch nào trong doanh nghiệp. Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết
về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về
các điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.
Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành
nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài, môi trường bên trong doanh nghiệp
- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngoài: Việc lập kế hoạch năm
cho vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm
đó của doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần
nghiên cứu về thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường,
dự báo số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng để từ đó có thể dự báo
được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch.
Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét